Rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne może być wielką szansą na rozwój przedsiębiorstw, jednak wiąże się z licznymi wyzwaniami prawnymi. W tym artykule przeczytasz o pięciu kluczowych kwestiach prawnych, które musisz wziąć pod uwagę, jeżeli rozważasz ekspansję na rynki zagraniczne.

Artykuł powstał we współpracy z naszymi partnerami: Expandeco oraz Time4Ecommerce.

Ekspansja na rynki zagraniczne – na czym polega?

Ekspansja na rynki zagraniczne jest procesem, w którym przedsiębiorca rozszerza swoją działalność gospodarczą na terytorium innych krajów lub regionów poza własnym krajowym rynkiem. Ekspansja jest związana przede wszystkim z próbą pozyskania nowych klientów bądź partnerów biznesowych za granicą, w celu zwiększenia obrotów, zysków i szeroko pojętego rozwoju przedsiębiorstwa. Może zdarzyć się również tak, że wynika ze zmniejszenia popytu na rodzimym rynku – wówczas jedynym rozwiązaniem umożliwiającym dalsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa może być dywersyfikacja oferty na rynki zagraniczne.

Decyzja o rozszerzeniu działalności na rynki zagraniczne wiąże się z koniecznością wyboru strategii działań. Ze względu na mnogość możliwych do przyjęcia strategii, konieczne jest dokonanie szczegółowego procesu badawczego i dokładnej analizy. Takie działania mają na celu odnalezienie rozwiązań, które będą wiązały się z np. niższymi kosztami transportu lub pracy czy łatwiejszym dostępem do surowców. Analiza czynników zewnętrznych i wewnętrznych, wpływających na decyzję o ekspansji obejmuje szeroki zakres aspektów zarówno biznesowych, gospodarczych, jak i prawnych. Złożoność tego procesu pod względem prawnym jest trudna do całościowego ujęcia, jednak wymaga omówienia pięciu kluczowych kwestii, których uwzględnienie warunkuje efektywne rozszerzenie działalności na rynki zagraniczne.

1. Sporządzenie dokumentów zgodnie z prawem danego państwa

Po rozpoczęciu procesu ekspansji, pierwszą z kluczowych kwestii prawnych jest sporządzenie dokumentów, w szczególności regulaminów oraz umów mających obowiązywać w danym państwie.

Tłumaczenie dokumentów sporządzonych na podstawie prawa obowiązującego w innym państwie jest czynnością równie karkołomną, co często niezabezpieczającą we właściwym zakresie interesów zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumentów. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest przede wszystkim trudność dokładnego przełożenia dokumentu bez zmiany jego znaczenia. W tym przypadku nie wystarczy ogólne rozumienie tekstu oryginalnego – konieczne jest jego zgłębienie oraz oddanie jego sensu za pomocą odpowiednich zwrotów języka docelowego.

Systemy prawa różnią się w poszczególnych państwach, najczęściej w dużym stopniu, co pozwala stwierdzić, że do takiego tłumaczenia konieczna byłaby nie tylko znajomość języka, w którym pierwotnie został stworzony dokument oraz języka docelowego, ale również przepisów prawa obowiązujących w obu państwach.

Znacznie bezpieczniejszym, a przede wszystkim dogodniejszym dla konsumentów jest sporządzenie regulaminów i umów w odniesieniu do przepisów, z którymi mają większą styczność, a może nawet płynnie się w nich odnajdują.

Sporządzenie dokumentów zgodnie z prawem obowiązującym w danym państwie pozwala na uniknięcie nieporozumień, a także zwiększa wiarygodność i budzi zaufanie do przedsiębiorstwa. Każdy potencjalny klient chce poczuć, że przedsiębiorca czuwa nad sprawnym i bezpiecznym przebiegiem realizacji zawartej między nimi umowy sprzedaży.

Zdarza się również, że dostosowanie dokumentów i interfejsu sklepu internetowego do przepisów obowiązujących w danym państwie, może przynieść przedsiębiorcy dodatkowe możliwości (np. ze względu na fakt, że na rodzimym rynku obowiązują bardziej restrykcyjne przepisy). 

2. Rekomendowana komunikacja w języku klientów

Ostatnią, jednak nie mniej ważną kwestią jest prowadzenie komunikacji z klientami. Dobra komunikacja umożliwia uniknięcie nieporozumień i konfliktów, jednak aby przebiegała w sposób zadowalający klientów, powinna odbywać się w ich ojczystym języku. Pomaga to nie tylko w zapewnieniu najłatwiejszej z punktu widzenia naszych nowych klientów formy kontaktu, lecz dodatkowo daje możliwość dostosowania przekazu do kultury i obyczajów danego kraju. Klienci są skłonni do obdarzenia zaufaniem przedsiębiorstw, z którymi mogą skomunikować się w języku, którym posługują się na co dzień, a do tego oczekują uwzględnienia w komunikacji z nimi. 

O kwestię związane z komunikacją w języku klientów spytaliśmy Pawła Bilczyńskiego, Country Managera w Expandeco:

„Dobrym przykładem różnic kulturowych między, często wydawałoby się bliskimi kulturowo społeczeństwami, jest gotowość do przechodzenia od komunikacji formalnej do nieformalnej. Na pytanie o to jak szybko przejść z komunikacji wykorzystującej zwroty grzecznościowe, takie jak Pan, Pani do bezpośredniej formy zwracania się po imieniu najlepiej odpowie nam ktoś kto posługuje się językiem od urodzenia, mieszka w danym kraju i do tego zna zwyczaje panujące w grupie docelowej, z którą się komunikujemy.

Dlatego warto, żeby decyzję na przykład o tym kiedy na rynku czeskim przechodzić z „vykania” (czyli zwracania się w formie grzecznościowej) do bezpośredniego „tykania” pomogła nam podjąć osoba dobrze znająca kraj i obyczaje jego mieszkańców. Od razu warto podpowiedzieć, że z tym zagadnieniem nie radzą sobie na razie automatyczne translatory, które wszystkie wypowiedzi, także te kierowane bezpośrednio do odbiorców tłumaczą na język czeski w bezpiecznej wydawałoby się formie per „Vy”. W efekcie jednak zamiast komunikacji bezpośredniej skracającej dystans dostajemy jej odwrotność, która taki dystans buduje. Potknięcia tego typu mogą utrudnić lub czasami nawet uniemożliwić osiągniecie efektu, na którym nam zależy: zbudowania zaufania nowych klientów na zagranicznym rynku. Dlatego warto od pierwszego dnia obecności na nowym rynku zadbać o dostępność w zespole obsługi klienta osób mówiących w lokalnym języku i jeśli to możliwe mieszkających na co dzień w danym kraju. Problem z dostępnością kadry można rozwiązać zlecając te usługi firmie zewnętrznej, która zazwyczaj w terminie do kilkunastu dni będzie w stanie zapewnić nam kompetentną obsługę klienta w lokalnym języku” - wskazuje Paweł Bilczyński. 

Zasadniczo aspekt języka komunikacji z klientami wiąże się z aspektem sporządzenia dokumentów zgodnie z przepisami danego państwa. Uwzględnienie tak ważnej kwestii, jaką jest bariera językowa na pewno zostanie przez klientów docenione. Możliwość pełnego przedstawienia wątpliwości czy ewentualnego zaistniałego problemu w prosty sposób, bez używania internetowych tłumaczy, których jakość efektów z reguły pozostawia wiele do życzenia, daje klientowi poczucie bezpieczeństwa i zachęca do dokonywania zakupów.

3. Założenie spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej w państwie docelowym

Rozważenie struktury prawnej przedsiębiorstwa jest niezbędnym elementem badań prowadzonych przed ekspansją na zagraniczne rynki. Decyzja o założeniu spółki lub jednoosobowej działalności gospodarczej w danym państwie może przynieść wymierne korzyści, pod warunkiem, że przed jej podjęciem dokonano dokładnej analizy, która precyzyjnie określi możliwe korzyści lub niedogodności wynikające z opodatkowania, obowiązków i ewentualnego ryzyka prawnego.

Zdarza się, że możliwość utworzenia konta bądź założenie sklepu na lokalnych platformach sprzedażowych będzie wręcz uzależniona od założenia działalności na terenie danego państwa – podobny wymóg mogą zastosować organy podatkowe. Zbadanie obowiązujących w docelowym państwie przepisów stanowi podstawowy krok ku rozpoczęciu rozszerzania działalności.

Przedsiębiorca, który prowadzi działalność za pośrednictwem podmiotu zarejestrowanego w danym państwie jest również zazwyczaj lepiej postrzegany przez lokalnych konsumentów.

Wybranie formy prowadzenia działalności, która może przynieść największe korzyści i niesie za sobą najmniejsze ryzyko nie należy do łatwego zadania. Podjęcie takiej decyzji wymaga czasu, szczegółowej analizy oraz uwzględnienia w strategii biznesowej.

4. Dokładna analiza lokalnych przepisów

Analiza przepisów obowiązujących w państwie docelowym to kwestia, która przejawia się we wszystkich aspektach ekspansji – zarówno prawnych, jak i ekonomicznych, gospodarczych oraz podatkowych. Zgłębienie zagranicznego prawa handlowego, cywilnego, podatkowego, karnoskarbowego oraz przepisów regulujących działalność branżową stanowi jedynie podstawę do rozpoczęcia rozszerzania działalności, przy czym wymaga ponadto ciągłego uaktualniania posiadanej wiedzy. Zdezaktualizowana wiedza może przyczynić się do problemów natury prawnej i nieść za sobą wymierne ryzyko dla przedsiębiorstwa w postaci dolegliwych sankcji.

Konieczne jest zapoznanie się z wymaganiami dotyczącymi rejestracji przedsiębiorstwa, uzyskania niezbędnych licencji i certyfikatów, a także biegła znajomość w przepisach chroniąca lokalnych konsumentów.

Kwestia analizy lokalnych przepisów wymaga współpracy z prawnikiem zaznajomionym z prawem międzynarodowym oraz prawem obowiązującym w kraju docelowym ekspansji - to jedyne pewne remedium na tę uciążliwość związaną z ekspansją na rynki zagraniczne.

5. Wykorzystanie szans marketplace

Rozwijający swoją działalność przedsiębiorcy stoją przed okazją wykorzystania do procesu ekspansji zagranicznych platform marketplace. Ta forma sprzedaży umożliwia dostęp do rynków na całym świecie, jednak przed jej rozpoczęciem warto poświęcić czas na zrozumienie mechanizmów działania zagranicznych marketplace oraz analizę, która pozwoli ocenić, czy taka forma ekspansji jest dla przedsiębiorcy opłacalna. 

O ekspansję na zagraniczne marketplace zapytaliśmy Szymona Cibę, założyciela Time4Ecommerce:

„Obserwując rynek w 2023 roku, nie sposób pominąć wyraźnego trendu ekspansji działalności eCommerce z Polski w kierunku globalnych aren handlowych. Ten strategiczny manewr wynika z potrzeby dywersyfikacji w obliczu rosnącej inflacji, agresywnej konkurencji i znaczącego ożywienia w sektorze handlu detalicznego offline, co sprawia, że krajowy teren gry jest znacznie bardziej wymagający niż w czasach bezprecedensowego boomu podczas pandemii.

Analiza wydarzeń z lat 2020-2021 ukazuje, że wiele firm z sukcesem przyspieszyło swoje operacje, osiągając imponujące wzrosty przychodów. Jednakże niespodziewanie gwałtowny powrót do względnej normalności po okresie pandemii stworzył scenariusz, na który nie były przygotowane, prowadząc do destabilizacji wyników sprzedaży.

W kontekście ambicji powrotu do wyników na poziomie z okresu pandemii lub dążenia do dynamicznego skalowania, kluczowe staje się strategiczne wykorzystanie marketplaców. Szczególnie te międzynarodowe oferują bezprecedensowy dostęp do globalnej bazy konsumentów. Istotne jest podkreślenie, że choć marketplace może naliczać prowizję sięgającą nawet kilkunastu procent od transakcji, to tradycyjny sklep internetowy często pociąga za sobą znaczne wydatki na marketing, z niepewnością co do rentowności.

Dalszą strategią jest eksploracja możliwości współpracy z platformami niszowymi lub specjalistycznymi. Często charakteryzują się one większą otwartością na spersonalizowane warunki partnerstwa. Dodatkowo, ograniczona konkurencja wśród sprzedawców na tych platformach może przekładać się na bardziej atrakcyjne warunki, czyniąc je wyśmienitą alternatywą wobec gigantów typu Amazon.

Taka wielowymiarowa, przemyślana strategia ekspansji za granicę nie tylko otwiera nowe horyzonty, ale również buduje odporność biznesu na zmienność krajowego rynku” - podkreśla Szymon Ciba. 

Kwestie podatkowe

Wraz z wejściem tzw. pakietu VAT e-commerce, weszły w życie przepisy mające na celu uproszczenie rozliczeń podatkowych. Jednym z narzędzi takiego rozwiązania było wdrożenie unijnej  procedury VAT OSS (One Stop Shop), dzięki której możliwe jest dokonywanie rozliczeń podatkowych VAT bez dokonywania rejestracji sprzedawców do VAT w każdym kraju nabywcy z osobna. Jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi sprzedaż do kilku krajów, wystarczy jedna rejestracja do VAT OSS – to pozwala na uproszczenie procedur podatkowych.

Czy warto skorzystać z VAT OSS?

To zależy m.in. od tego czy przedsiębiorstwo przekroczy limit sprzedaży. W przypadku sprzedaży produktów na rzecz osób prywatnych z innego kraju Unii Europejskiej, limit w ramach tego mechanizmu wynosi 10 000 euro. Co to oznacza dla polskich przedsiębiorców? Po przekroczeniu tego limitu przedsiębiorcy są zobowiązani do opodatkowania transakcji poprzez zastosowanie stosowanie stawki VAT właściwej dla kraju docelowego, przy czym do chwili przekroczenia tego limitu stosują polską stawkę VAT.

Wybory dążące do określonego opodatkowania mogą mieć znaczący wpływ na dalsze sukcesy przedsiębiorstwa, dlatego niezbędne jest rozważenie wszystkich dostępnych możliwości. W tym celu warto nawiązać współpracę z kancelarią, której szeregi zasila wyspecjalizowany w prawie międzynarodowym doradca podatkowy. Dzięki specjalistycznej wiedzy pomoże dokonać najkorzystniejszego wyboru.

 Podsumowanie

Ekspansja na rynki zagraniczne jest nie tylko szansą na rozwinięcie działalności, ale stanowi także wyzwanie prawne oraz biznesowe. Ze względu na złożoność i stopień skomplikowania tego procesu, warto skorzystać z pomocy prawników i doradców podatkowych specjalizujących się w międzynarodowym biznesie, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych.

Jeżeli szukasz specjalistów, którzy pomogą Ci rozwinąć działalność i rozszerzyć ją na rynku zagranicznym, skontaktuj się z nami. Wszelkie dane potrzebne do kontaktu znajdziesz tutaj.

Ten artykuł powstał we współpracy z naszymi partnerami:

Pawłem Bilczyńskim, Country Managerem w Expandeco. 

Expandeco, zapewnia lokalną obsługę klientów w kilkunastu językach europejskich oraz organizuje proces zwrotów dla e-commerce na nowych rynkach. Zajmuje się też procesem tłumaczenia i lokalizacji sklepów internetowych pod kątem oczekiwań lokalnych klientów.

Szymonem Cibą, założycielem Time4commerce.

Time4Ecommerce, agencja Shopify & Performance Marketing.