RODO

Kompleksowa obsługa prawna w zakresie RODO – bezpieczeństwo danych osobowych dla firmy

W dobie cyfryzacji i dynamicznego rozwoju e-commerce oraz usług online ochrona danych osobowych stała się kluczowym elementem legalnego prowadzenia przedsiębiorstwa. Przepisy RODO (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) nakładają szereg obowiązków na firmy, które przetwarzają dane klientów, pracowników czy kontrahentów. Niedopełnienie tych wymagań może skutkować wysokimi karami finansowymi oraz utratą zaufania klientów.

Wdrożenie odpowiednich procedur oraz dostosowanie działalności do regulacji prawnych nie tylko minimalizuje ryzyko, ale również podnosi wiarygodność firmy na rynku. Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych, pomagając przedsiębiorcom w skutecznej implementacji i utrzymaniu zgodności z RODO.

Inspektor Ochrony Danych (IOD)

W ramach naszej oferty świadczymy usługę pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych w modelu outsourcingowym. Zapewniamy kompleksowe wsparcie, obejmujące m.in. opracowanie i aktualizację dokumentacji RODO, bieżące doradztwo prawne, stały nadzór nad zgodnością procesów przetwarzania danych z przepisami, reprezentację przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych oraz wsparcie w podejmowaniu działań w odpowiedzi na incydenty związane z naruszeniem bezpieczeństwa danych. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu we współpracy z firmami z różnych sektorów, skutecznie i profesjonalnie realizujemy obowiązki IOD, dostosowując działania do specyfiki działalności klienta.

Indywidualnie dostosowana dokumentacja RODO

Każda firma musi posiadać odpowiednio przygotowaną dokumentację, która jasno określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych. Dostosowanie ochrony danych do charakteru działalności jest kluczowe, dlatego oferujemy przygotowanie dokumentacji obejmującej m.in.:

• rejestr czynności przetwarzania – opisuje procesy przetwarzania danych w firmie
• politykę ochrony danych osobowych – zestaw zasad określających sposób zbierania, przechowywania i przetwarzania danych w organizacji,
• procedury bezpieczeństwa – dokumenty precyzujące obowiązki pracowników oraz administratorów danych w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami,
• umowy powierzenia przetwarzania danych – dostosowane do specyfiki współpracy z podmiotami trzecimi, np. dostawcami usług IT, systemów CRM, hostingów czy podwykonawcami,
• klauzule informacyjne i zgody na przetwarzanie danych – dokumenty pozwalające spełnić wymogi RODO, zgodnie z zasadą przejrzystości użytkownik musi wiedzieć, jak jego dane są przetwarzane i mieć możliwość świadomego wyrażenia zgody
• analiza ryzyka – ma na celu zapewnienie, że wszystkie ryzyka dotyczące przetwarzania danych osobowych zostały zidentyfikowane oraz należycie ocenione.

Nasze usługi obejmują zarówno opracowanie nowych dokumentów, jak i audyt RODO oraz aktualizację już istniejącej dokumentacji, aby dostosować ją do najnowszych wymagań prawnych.

Dostosowanie procedur do wymogów RODO

Ochrona danych osobowych to nie tylko dokumentacja – równie ważne jest dostosowanie wewnętrznych procedur w firmie do obowiązujących przepisów. W ramach naszych usług pomagamy w:

• aktualizacji procedur dotyczących zbierania i przechowywania danych,
• dostosowaniu klauzul umownych do obowiązujących regulacji,
• wdrożeniu zasad przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji i zatrudnienia,
• opracowaniu mechanizmów realizacji praw klientów, takich jak prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), prawo dostępu do informacji czy prawo do przenoszenia danych,
• ocenie wpływu na ochronę danych osobowych (DPIA), jeśli firma realizuje procesy mogące wiązać się z podwyższonym ryzykiem dla prywatności użytkowników.

Audyty i doradztwo w zakresie ochrony danych osobowych

Regularna kontrola sposobu przetwarzania danych to kluczowy element zapewnienia zgodności z przepisami RODO. Przeprowadzamy szczegółowe audytowanie procesów przetwarzania danych, które pozwala ocenić poziom ochrony i zidentyfikować potencjalne nieprawidłowości.

Zakres audytu obejmuje:

• analizę przepływu danych w firmie,
• sprawdzenie zgodności stosowanych procedur z przepisami RODO,
• ocenę stosowanych zabezpieczeń informatycznych,
• weryfikację zgodności umów powierzenia danych,
• analizę praktyk związanych z obsługą klientów i rekrutacją pracowników,
• identyfikację potencjalnych zagrożeń i rekomendację działań naprawczych.

Doradzamy również w zakresie bieżących problemów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym w sytuacjach kryzysowych związanych z naruszeniem bezpieczeństwa informacji. W razie potrzeby reprezentujemy klientów w kontaktach z organami nadzorczymi, takimi jak Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Szkolenia i podnoszenie świadomości w zakresie RODO

Jednym z najważniejszych elementów skutecznego zarządzania ochroną danych osobowych jest edukacja zespołu. Nawet najlepiej przygotowana dokumentacja nie wystarczy, jeśli pracownicy nie będą świadomi zasad, które powinni stosować na co dzień.

Organizujemy szkolenia dla pracowników i kadry zarządzającej, które pomagają:

• zrozumieć podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych,
• unikać błędów prowadzących do naruszenia przepisów,
• stosować odpowiednie procedury w kontaktach z klientami i kontrahentami,
• prawidłowo postępować w przypadku zgłoszeń dotyczących praw osób, których dane są przetwarzane,
• reagować na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych.

RODO a sklepy internetowe i e-commerce

Firmy działające w branży e-commerce muszą zwrócić szczególną uwagę na dostosowanie swojego biznesu do wymagań RODO. Sklepy internetowe przetwarzają ogromne ilości danych osobowych, w tym imion, nazwisk, adresów e-mail, numerów telefonów, adresów dostawy, a często również informacji dotyczących płatności. Ich działania są uważnie monitorowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Najważniejsze aspekty RODO dla sklepów internetowych:

• jasne i czytelne polityki prywatności,
• wdrożenie mechanizmu zgód na przetwarzanie danych,
• odpowiednie zabezpieczenia serwerów i baz danych,
• procedury realizacji praw konsumentów (prawo do usunięcia danych, dostępu do informacji),
• audyt systemów marketingowych i remarketingowych pod kątem zgodności z regulacjami,
• weryfikacja zgodności przetwarzania danych w ramach współpracy z dostawcami usług płatniczych i logistycznych.

weryfikacja zgodności przetwarzania danych w ramach współpracy z dostawcami usług płatniczych i logistycznych. wsparcie pozwala uniknąć tych zagrożeń i zapewnia pełną zgodność działalności ze standardami ochrony danych osobowych.

Kogo dotyczy RODO?

RODO ma zastosowanie, gdy firma przetwarza dane osobowe i ma siedzibę w Unii Europejskiej, niezależnie od miejsca faktycznego przetwarzania. Dotyczy także sytuacji, gdy działalność prowadzona jest poza UE, ale obejmuje zbieranie danych osobowych obywateli Unii, na przykład poprzez oferowanie im usług lub monitorowanie ich aktywności w intrenecie. W przypadku przedsiębiorstw spoza Unii, które przetwarzają dane obywateli UE, konieczne jest wyznaczenie przedstawiciela w Unii.

Czym są dane osobowe?

Dane osobowe to informacje, które pozwalają na zidentyfikowanie konkretnej osoby. Oznacza to, że danymi osobowymi są takie informacje, których powiązanie umożliwia identyfikację konkretnej osoby, np. imię i nazwisko, numer PESEL, adres, numer dowodu osobistego, adres IP, czy identyfikator internetowy.

Dane osobowe wrażliwe

RODO wyróżnia dane osobowe szczególnych kategorii, znane szerzej jako wrażliwe dane osobowe. Są to informacje, które dotyczą życia prywatnego konkretnej osoby. Danymi wrażliwymi są:

• informacje dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego,
• informacje dotyczące poglądów politycznych,
• informacje dotyczące przekonań religijnych lub światopoglądowych,
• informacje dotyczące przynależności do związków zawodowych,
• dane genetyczne,
• dane biometryczne,
• dane dotyczące stanu zdrowia,
• informacje dotyczące seksualności lub orientacji seksualnej.

Kto przetwarza dane osobowe?

W procesie przetwarzania danych wyróżnia się administratora danych, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania, oraz podmiot przetwarzający, który przetwarza dane na zlecenie administratora.

Kim jest IOD? Kto musi powołać IOD?

IOD to Inspektor Ochrony Danych. Obowiązek wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych powstaje, gdy firma regularnie monitoruje osoby fizyczne, przetwarza dane na dużą skalę lub zajmuje się danymi wrażliwymi. Inspektorem może być pracownik firmy lub zewnętrzny specjalista, odpowiedzialny za zgodność z RODO.

Przekazywanie danych osobowych poza UE

Dane można przekazywać poza UE, jeśli kraj docelowy zapewnia odpowiedni poziom ochrony, firma wdrożyła odpowiednie zabezpieczenia, np. umowy zawierające klauzule zgodne z RODO, lub gdy osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę.

Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Zgoda musi być dobrowolna, konkretna, jednoznaczna i poprzedzona jasnym wyjaśnieniem celu przetwarzania, aby osoba, która ma jej udzielić mogła zrozumieć, na co się zgasza. Osoba ma prawo wycofać zgodę w każdej chwili.

Jakie są prawa osoby, która wyraziła zgodę na przetwarzanie danych osobowych?

Osoba, która zgodziła się na przetwarzanie jej danych osobowych, ma prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych,
• żądania sprostowania swoich danych osobowych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• żądania usunięcia swoich danych osobowych,
• żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
• żądania przenoszenia danych osobowych,
• uzyskania informacji o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza UE,
• uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych,
• uzyskania informacji o prawach przysługujących na mocy RODO, o prawie wniesienia skargi do PUODO, o planowanym okresie przechowywania danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o źródle tych danych,
• uzyskania kopii swoich danych osobowych.

Doświadczenie i skuteczność

Nasze usługi obejmują pełne wsparcie w zakresie RODO – od opracowania i wdrożenia polityk ochrony danych, przez przeprowadzanie audytów i szkolenia, aż po doradztwo prawne i reprezentację przed organami nadzorczymi. Dzięki doświadczeniu w pracy z przedsiębiorstwami z różnych sektorów, jesteśmy w stanie dostosować rozwiązania do specyfiki działalności klienta, zapewniając praktyczne i skuteczne podejście do ochrony danych osobowych.

Działając zgodnie z przepisami, firmy nie tylko unikają ryzyka prawnego, ale również budują zaufanie swoich klientów i partnerów biznesowych. Oferujemy rozwiązania, które pomagają w realizacji tych celów, zapewniając kompleksową ochronę i zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Zapewnij swojej firmie profesjonalne wsparcie w zakresie RODO – skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy pomóc w dostosowaniu działalności do wymagań ochrony danych osobowych.