Zbliżający się Black Friday jest okresem, w którym sprzedawcy wyjątkowo intensywnie obniżają ceny oferowanych przez siebie towarów i wdrażają rozmaite mechanizmy promocji. Wszystko dlatego, że to pierwszy Czarny Piątek pod rządami nowych dyrektyw unijnych – zarówno Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, jak i Inspekcja Handlowa, przeprowadza i będzie dalej przeprowadzać liczne kontrole. Co robić, gdy dostanie się zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli?

Inspekcja Handlowa przeprowadza kontrole działań przedsiębiorców regularnie. Jej kluczową misją jest ochrona interesów praw konsumentów, a także interesów gospodarczych państwa. Inspekcja nadzoruje rzetelność i legalność działań przedsiębiorców w obszarze handlu, produkcji oraz usług, dlatego nikogo nie dziwi fakt, że pod jej kontrolą mogą znaleźć się również sprzedawcy prowadzący własne sklepy internetowe. Podczas realizacji zadań, Inspekcja Handlowa kieruje się okresowymi planami kontroli, jednak może podejmować także działania kontrolne o charakterze nieplanowanym.

Jak przebiega taka kontrola? 

Od czego zaczyna się kontrola Inspekcji Handlowej?

Zazwyczaj kontrola jest poprzedzona zawiadomieniem o jej przeprowadzeniu. Są jednak sytuacje, w których można rozpocząć ją bez zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie jest wymagane m.in. w sytuacji, gdy:

• kontrola jest przeprowadzana na podstawie bezpośrednio stosowanego prawa wspólnotowego,
• stwierdzono zagrożenie życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,
• przedsiębiorca nie ma adresu lub doręczenie zawiadomienia było bezskuteczne lub utrudnione.

Jeżeli jednak żaden ze wskazanych powyżej przypadków nie ma miejsca, rozpoczęcie kontroli następuje nie wcześniej niż po upływie 7 i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola może zostać wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia tylko na wniosek przedsiębiorcy.

Jak wygląda takie zawiadomienie? Poniżej przedstawiamy wzór.

Zakres kontroli jest zawsze określony w zawiadomieniu. Wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli najczęściej wiąże się z kontrolą:

• legalności prowadzonej działalności gospodarczej,
• przestrzegania przepisów dotyczących uwidaczniania cen,
• prawidłowości i rzetelności informacji przekazywanych konsumentom.

Przedsiębiorca ma jedynie 7 dni na powzięcie odpowiednich działań i reakcję. To wyjątkowo krótki czas, dlatego ważne jest, aby sklep internetowy funkcjonował w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami cały czas, nawet jeżeli przedsiębiorca nigdy nie otrzymał zawiadomienia.

Jeżeli jednak już Inspekcja Handlowa powiadomiła sprzedawcę o zamiarze kontroli, nie można stracić ani chwili i należy od razu działać, aby kontrola mogła przebiec sprawnie i nie zahamowała funkcjonowania sklepu. 

Czy można się uchylić przed kontrolą Inspekcji Handlowej?

Działanie, polegające na uniemożliwianiu albo utrudnianiu przeprowadzenia czynności kontrolnych przez inspektora jest wykroczeniem. Jest zagrożone karą aresztu do 30 dni lub grzywną w wysokości do 5 000 zł.

Gdzie i kiedy przeprowadzana jest kontrola Inspekcji Handlowej?

Kontrola jest zwykle przeprowadzana w siedzibie kontrolowanego lub miejscu prowadzenia działalności, odbywa się w godzinach pracy przedsiębiorstwa. Większa część kontroli jest w praktyce dokonywana zdalnie - przynajmniej jeżeli chodzi o sklepy internetowe. Kontrola Inspekcji Handlowej powinna zostać przeprowadzona sprawnie, w sposób możliwie niezakłócający funkcjonowania pracy kontrolowanego.

Kontrolowany przedsiębiorca – lub upoważniona przez niego osoba – nie muszą być obecne podczas kontroli tylko wtedy, gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego.

Co się dzieje, jeżeli żadna tych osób nie może być obecna podczas kontroli?

Wówczas możliwe jest jej przeprowadzanie w obecności innego pracownika lub przywołanego świadka, którym powinien być funkcjonariusz publiczny nie będący pracownikiem organu przeprowadzającego kontrolę.

Czy czynności mogą być przeprowadzane w innym miejscu?

Tak, kontrola może zostać przeprowadzona w innym miejscu przechowywania dokumentacji za zgodą lub na wniosek kontrolowanego bądź w siedzibie organu kontroli – za zgodą kontrolowanego.

Jak przebiega kontrola Inspekcji Handlowej?

Inspektor przeprowadzający kontrolę jest zobowiązany do okazania legitymacji przed kontrolowanym przedsiębiorcą lub osobą przez niego upoważnioną. Doręcza również upoważnienie do kontroli i informuje kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach.

Inspektorowi przysługuje szeroki wachlarz uprawnień, a co więcej – może w trakcie kontroli przeprowadzać inne czynności, których ustawa o inspekcji handlowej nie przewiduje.

Jakie prawa przysługują inspektorowi w toku kontroli?

Katalog uprawnień inspektora w toku kontroli obejmuje m.in. prawo do:

1. badania akt, dokumentów, ewidencji i informacji w zakresie objętym kontrolą;
2. żądania od kontrolowanego sporządzenia niezbędnych kopii oraz urzędowego tłumaczenia na język polski dokumentów sporządzonych w języku obcym;
3. dokonywania oględzin, w tym: terenów, obiektów, pomieszczeń, środków przewozowych, produktów i innych rzeczy w zakresie objętym kontrolą;
4. żądania od kontrolowanego:
   • niezwłocznego usunięcia uchybień porządkowych i organizacyjnych,
   • udzielenia w wyznaczonym terminie pisemnych i ustnych wyjaśnień w sprawach objętych zakresem kontroli;
5. przesłuchiwania osób w charakterze strony, świadka lub biegłego, jeżeli jest to niezbędne dla wyczerpującego wyjaśnienia okoliczności sprawy;
6. zasięgnięcia opinii biegłych, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli;
7. zabezpieczania dowodów, produktów, pomieszczeń i środków przewozowych;
8. pobierania nieodpłatnych próbek produktów do badań;
9. sprawdzenia rzetelności obsługi poprzez dokonanie zakupu produktu lub usługi;
10. zbierania innych niezbędnych materiałów w zakresie objętym kontrolą.

Co to oznacza dla przedsiębiorców prowadzących sklep internetowy?

Inspekcja Handlowa ma prawo zbadać nie tylko dokumenty sklepu internetowego, ale także cały jego interfejs oraz proces składania zamówienia i tak zazwyczaj wygląda to w praktyce. Dlatego tak ważne jego kompleksowe ujęcie sklepu internetowego, w którym niemożliwe jest jego prawidłowe i legalne funkcjonowanie z pominięciem stworzenia regulaminu, spełnienia obowiązków wynikających z RODO, dyrektyw: Omnibus, cyfrowej, towarowej oraz przy naruszeniu obowiązujących przepisów prawa, w tym zwłaszcza praw konsumentów.  

Procedura kontroli sklepu internetowego

Inspektor dokonuje szerokiej analizy strony internetowej. Sprawdza, czy zawiera wszystkie wymagane przepisami i niezbędne dokumenty oraz informacje, w tym m.in. treść regulaminu, kompletność danych kontaktowych oraz informacje o cenach oferowanych produktów.

Kontrola obejmuje także warunki transakcji pod kątem zgodności z przepisami dotyczącymi zawierania umów na odległość, w tym m.in. prawa do odstąpienia od umowy.

Jeżeli sklep internetowy oferuje produkty objęte prawem autorskim, Inspekcja Handlowa również sprawdza czy są one oferowanie w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami.

Bardzo istotnym elementem kontroli jest ocena zabezpieczeń danych osobowych. Inspektorzy kontrolują nie tylko zapisy polityki prywatności, ale także rzeczywisty sposób spełniania obowiązków wynikających z RODO, w tym prawidłowe zabezpieczenie danych osobowych klientów.

Kontrola jest bardzo szczegółowa – wystarczy nieprawidłowo sformułowana treść checkboxa dotyczącego wyrażenia zgody na przetwarzanie danych klienta, a Inspekcja Handlowa uwzględni ją w protokole i wezwie do usunięcia nieprawidłowości.

Co się dzieje po czynnościach kontrolnych?

Inspektor sporządza protokół, który dokumentuje ustalenia kontroli. Kontrolowany przedsiębiorca zapoznaje się z treścią protokołu i podpisuje protokół, a następnie otrzymuje własny egzemplarz protokołu.

Czy kontrolowany ma wpływ na treść protokołu?

Co do zasady – tak, gdyż kontrolowany przedsiębiorca ma możliwość wniesienia uwag lub odmówienia podpisania dokumentu. Na wniesienie uwag ma 7 dni od dnia przedstawienia protokołu do podpisu w przypadku składania ich na piśmie. Można to również uczynić bezpośrednio do protokołu.

Inspekcja Handlowa ma 14 dni, licząc od dnia otrzymania uwag, na ustosunkowanie się do ich treści.

Jak w praktyce wygląda zakończenie kontroli Inspekcji Handlowej?

Jeżeli jest to niezbędne, ze względu na charakter i konieczność usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, wydawane jest tzw. zarządzenie pokontrolne, które kontrolowany przedsiębiorca musi wykonać. Co więcej, kontrolowany ma obowiązek poinformować Inspekcję Handlową o sposobie, w jaki to zarządzenie wykona, w wyznaczonym terminie.

Inspektor wydaje wnioski o usunięcie wskazanych nieprawidłowości. W tym przypadku kontrolowany również ma obowiązek udzielenia odpowiedzi w wyznaczonym terminie.

Najczęstsze przyczyny nałożenia kar na przedsiębiorców w wyniku kontroli Inspekcji Handlowej

Obecna praktyka pokazuje, że za rażące nieprawidłowości, które inspektor wykrywa w trakcie kontroli, nakłada kary, najczęściej za brak podania informacji o cenie danego towaru, w tym nieuwzględnienie ceny jednostkowej (cena za np. kilogram lub litr produktu), niewywiązywanie się z obowiązków informacyjnych, w szczególności dotyczących najniższej ceny produktu z 30 dni przed obniżką lub brak informacji dotyczących sprzedawcy (np. numeru NIP lub adresu siedziby), a także za brak informowania klientów o możliwości odstąpienia od umowy, sposobie składania reklamacji, a nawet kosztach, sposobach i terminach dostawy.

Sankcje dla przedsiębiorców

Już sama ustawa o Inspekcji Handlowej przewiduje sankcje za niezastosowanie się do decyzji organu albo usuwanie dowodów czy produktów, które inspektor zabezpieczył w toku kontroli. Karą jest wówczas grzywna w wysokości do 360 stawek dziennych.

Inspekcja może nałożyć karę finansową w wysokości 20 000 zł na sprzedawcę, który nie dopełni obowiązków zapewnienia przejrzystości ceny (Omnibus). Jeżeli przedsiębiorca powtórzy to naruszenie trzykrotnie w okresie 12 miesięcy, może zostać ponownie ukarany - tym razem wysokość kary może wynieść  40 000 zł.  

W przypadku niedostosowania się do przepisów dyrektywy Omnibus, przedsiębiorcy, który naruszy zbiorowe interesy konsumentów grozi również kara w wysokości do 10% jego rocznego obrotu. Ponadto, Prezes UOKiK podaje do publicznej wiadomości dane przedsiębiorców, którym przedstawiono zarzuty. To znacząco wpływa na kwestie poczucia bezpieczeństwa potencjalnych klientów i nierzadko przyczynia się do utraty renomy sprzedawcy.

W temacie sankcji warto również wspomnieć, że warto dbać na bieżąco o przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadku nieprzestrzegania przez przedsiębiorcę przepisów RODO może nałożyć kary pieniężne sięgające nawet 20 mln euro, a dla przedsiębiorstw nawet 4% całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Podsumowanie

Nieustannie zmieniające się przepisy, implementacje nowych dyrektyw oraz waga szczególnej ochrony praw konsumentów przyczyniają się do wzmożonych kontroli przeprowadzanych zarówno przez Inspekcję Handlową i Prezesa UOKiK, jak również Prezesa UODO. 

Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów i zaleceń są dotkliwe zarówno dla początkujących przedsiębiorców, jak i świetnie prosperujących przedsiębiorstw, dlatego warto poświęcić czas na dopracowanie zgodnych z wymogami dokumentów sklepu, interfejsu strony internetowej oraz procesu składania zamówienia.   

Jeżeli otrzymałeś już zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli - nie zwlekaj! Przygotujemy Ciebie i Twój sklep na czynności kontrolne i pomożemy przejść przez całą procedurę. 

Nasze dane kontaktowe znajdziesz pod tym adresem.