Polityka prywatności, choć nie jest obowiązkowa, znacznie ułatwia spełnienie wszystkich obowiązków informacyjnych, jakie ciążą na administratorze danych osobowych. W artykule przyjrzymy się powodom, dla których polityka prywatności jest powszechnie stosowania i wyjaśnimy dlaczego jest tak istotna - zarówno dla użytkowników, jak i właścicieli sklepów internetowych. 

Polityka prywatności - do czego służy?

Polityka prywatności, nazywana także polityką przetwarzania danych osobowych, jest dokumentem dostępnym na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej, określającym m.in. jakie dane są zbierane od użytkowników, w jaki sposób oraz przez jaki czas są one przetwarzane, jakie cele realizują oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. 

Celem, jakiemu służy polityka prywatności jest przede wszystkim poinformowanie o zasadach przetwarzania danych, ochrona prywatności użytkowników, a także zwiększenie transparentności działań, które podejmują przedsiębiorcy w zakresie gromadzenia i przetwarzania danych osobowych. 

Polityka prywatności sama w sobie nie jest dokumentem obowiązkowym, ale to przy jej wykorzystaniu spełniane są zazwyczaj wymagania, które sprzedawca musi spełnić zgodnie z przepisami prawa.

Przedsiębiorca jako administrator danych osobowych

Przedsiębiorca prowadzący sprzedaż za pomocą sklepu internetowego jest administratorem danych osobowych swoich klientów. Przepisy Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych Osobowych (RODO) nakazują spełnić obowiązek informacyjny, który zakłada, że użytkownik, którego dane są przetwarzane ma prawo do uzyskania informacji na temat przetwarzania jego danych osobowych. Co więcej, administrator musi ustalić cele i sposób przetwarzania danych osobowych samodzielnie. W przypadku większości sklepów internetowych, celem zebrania danych jest zawarcie, a następnie realizacja umowy sprzedaży zawartej z klientem. Inne cele to np.: zapewnienie usługi prowadzenia konta w sklepie internetowym, wysyłka newslettera. 

Czy polityka prywatności umożliwia spełnienie obowiązków informacyjnych?

Polityka prywatności umożliwia zawarcie informacji nie tylko dotyczących przetwarzanych danych, ale także polityki (wykorzystywania) plików cookies. Takie rozwiązanie sprzyja przejrzystości i łatwemu dostępowi do wszystkich informacji zebranych w jednym miejscu.

Właściciel sklepu internetowego powinien poinformować odwiedzających użytkowników o fakcie zbierania przez nią plików cookies, znanych jako ciasteczka. Są to dane, zapisywane w postaci niedużych plików tekstowych, zapisywane oraz przechowywane na urządzeniu użytkownika, który odwiedza stronę sklepu internetowego. Pozwalają na zapamiętanie preferencji użytkowników - to dzięki nim zakupy dodane do koszyka nie są z niego automatycznie natychmiastowo usuwane po opuszczeniu strony, a reklamy, które wyświetlają się na innych stronach są w pewnym stopniu skorelowane z naszymi poprzednimi wyszukiwaniami lub odwiedzonymi wcześniej stronami. 

Przykłady naruszeń prywatności w sklepach internetowych

Często spotykanym naruszeniem prywatności jest pozyskiwanie zbędnych, nadprogramowych informacji od klientów, czyli naruszanie tzw. zasady minimalizacji. Zbieranie informacji o użytkownikach  sklepów internetowych powinno dotyczyć tylko tych informacji, które są niezbędne do realizacji zamówienia.

Chociaż na przekazanie danych firmie kurierskiej, która ma dostarczyć nasze zamówienie do domu lub punktu odbioru nie musimy wyrażać odrębnej zgody (po odpowiednim zorganizowaniu procesu powierzenia przetwarzania danych i poinformowaniu użytkowników), to w przypadku wysyłania ofert przez inne podmioty taka zgoda powinna zostać wyrażona przez klienta w pełni dobrowolnie i świadomie. Oznacza to, że stosowanie pułapek w postaci wyskakujących okienek lub zaznaczonej automatycznie zgody może zostać uznane za niezgodne z prawem. 

Nie powinno się także łączyć zgód na różne cele wykorzystywania danych - zgoda na przetwarzanie danych powinna być wyrażana w taki sposób, że pojedyncze checkboxy do zaznaczenia dotyczą pojedynczego celu. 

Jednym z najczarniejszych scenariuszy jest wyciek danych, które przedsiębiorca, czy też wyznaczony do tego zadania administrator, gromadzi i przetwarza. Przyczyny wycieku danych mogą być różne, począwszy od zwykłego przypadku, a skończywszy na celowych atakach cyberprzestępców. W takim przypadku uruchamiane są szczególne procedury, w tym analiza naruszenia danych, które mają umożliwić podjęcie środków, które w sposób najbardziej satysfakcjonujący zminimalizują skutki naruszenia. Może się okazać, że konieczne będzie zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych.

Dlaczego polityka prywatności jest ważna?

Przede wszystkim ze względu na omówioną już ochronę danych użytkowników. Precyzyjne poinformowanie osób odwiedzających stronę sklepu internetowego o wszystkich istotnych aspektach zbierania oraz przetwarzania ich danych osobowych zwiększa zaufanie. 

Właściwe sformułowanie polityki prywatności daje możliwość spełnienia obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Niedopełnienie tych obowiązków przez administratora danych osobowych może doprowadzić do nałożenia surowych kar pieniężnych.

Transparentna polityka prywatności jest postrzegana jako oznaka profesjonalizmu i dbałości o klientów, co przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy w oczach użytkowników. Reputacja witryny i jej atrakcyjność pomaga zbudować zaufanie oraz pozyskiwanie lojalnych klientów. 

Przygotowanie polityki prywatności może stanowić idealne dopełnienie regulaminu sklepu internetowego - taki komplet profesjonalnie przygotowanych dokumentów zabezpieczy interesy zarówno klientów, jak i sprzedawcy. Więcej informacji o tym, jak stworzyć skuteczny regulamin sklepu internetowego znajdziesz tutaj (Regulamin sklepu internetowego - jak stworzyć skuteczny regulamin?).

Podsumowanie

Choć polityka prywatności jest najczęściej kojarzona z wymogami prawnymi, to stanowi także narzędzie ułatwiające pracę właścicieli stron internetowych oraz służy budowaniu zaufania i pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa. Dbanie o przejrzystość w zakresie ochrony danych osobowych oraz o bezpieczeństwo użytkowników spełnia ich oczekiwania etyczne, a ponadto może przyczynić się do sukcesu witryny w branży e-commerce. 

Jeżeli szukasz gotowego wzoru polityki prywatności, który możesz dostosować do prowadzonej działalności wraz z uwagami przygotowanymi przez doświadczonych prawników, możesz skorzystać z przygotowanego przez nas pakietu wzorów, dostępnego tutaj. 

Przedsiębiorców zainteresowanych indywidualnie przygotowaną polityką prywatności bądź pomocą we wdrożeniu aktualnie obowiązujących przepisów dotyczących obowiązku informacyjnego zapraszamy do kontaktu.