Kompleksowe wsparcie w ochronie danych osobowych
RODO
W erze cyfrowej ochrona danych osobowych stała się jednym z fundamentów bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia biznesu. Przedsiębiorstwa - niezależnie od branży - przetwarzają dziś dane klientów, kontrahentów i pracowników, a RODO nakłada na nie obowiązek dbania o prywatność i bezpieczeństwo tych informacji.
Dobrze wdrożone RODO to nie tylko zgodność z przepisami, ale również budowanie zaufania oraz przewaga konkurencyjna. Przejrzyste procedury, rzetelna dokumentacja i właściwe zabezpieczenia chronią firmę przed karami, wizerunkowymi kryzysami i ryzykiem naruszeń.
Czym jest Rozporządzenie RODO?
RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) to unijne przepisy, które regulują sposób zbierania, przechowywania i przetwarzania danych osobowych. Ich celem jest zapewnienie, aby każda osoba miała kontrolę nad swoimi danymi, a firmy przetwarzały je w sposób bezpieczny, przejrzysty i zgodny z prawem.
Regulacja ma zastosowanie do wszystkich przedsiębiorstw działających w UE - niezależnie od tego, czy prowadzą sklep internetowy, świadczą usługi online, czy przetwarzają dane pracowników i kontrahentów. RODO definiuje zasady przetwarzania danych, obowiązki administratorów i podmiotów przetwarzających oraz prawa osób, których dane dotyczą.
W praktyce RODO wymaga, aby firmy wdrożyły odpowiednie procedury, dokumentację i zabezpieczenia, a także potrafiły reagować na incydenty związane z bezpieczeństwem informacji. To fundament legalnego i odpowiedzialnego zarządzania danymi w cyfrowej gospodarce.
Kim jest Inspektor Danych Osobowych?
Inspektor Ochrony Danych to osoba, która czuwa nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych w organizacji. Jego zadaniem jest m.in. doradzanie administratorowi danych, monitorowanie zgodności procesów z przepisami, wspieranie w reagowaniu na naruszenia oraz kontakt z organem nadzorczym. Obowiązek powołania IOD powstaje, gdy działalność firmy wiąże się z regularnym i systematycznym monitorowaniem osób na dużą skalę, obejmuje przetwarzanie danych szczególnej kategorii lub gdy administrator jest podmiotem publicznym.
Inspektor może pełnić swoje obowiązki jako pracownik firmy lub zewnętrzny specjalista, w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa.
Dokumentacja RODO dopasowana do działalności
Mapa procesów, w której opisuje się: jakie dane są przetwarzane, w jakim celu, na jakiej podstawie i komu są udostępniane.
Zestaw zasad dotyczących przechowywania, zabezpieczenia, procedur dostępu oraz standardów organizacyjnych
Dokumenty opisujące obowiązki pracowników, zasady korzystania z systemów IT, przechowywania dokumentów czy postępowania w przypadku naruszenia.
Umowy wdrażane przy współpracy z podmiotami zewnętrznymi (np. software house, hosting, systemy analityczne, agencje marketingowe).
Przejrzyste komunikaty o tym, kto i w jakim celu przetwarza dane, oraz formularze zgód zgodne z zasadą dobrowolności i jednoznaczności.
Ocena, czy firma przetwarza dane bezpiecznie i jakie ryzyka wymagają dodatkowych zabezpieczeń.
Ważne: Dokumentacja powinna być aktualizowana zawsze, gdy zmieniają się procesy, narzędzia lub przepisy.
Dostosowanie procesów do wymogów RODO
Firmy, które mają odpowiednio poukładane procedury, minimalizują ryzyko naruszeń i kar administracyjnych.
Audyty zgodności i doradztwo
Regularna weryfikacja procesów przetwarzania danych pomaga firmom kontrolować, czy ich działania pozostają zgodne z przepisami. Audyt pozwala określić, jak dane przepływają przez firmę, czy stosowane zabezpieczenia są wystarczające, czy pracownicy prawidłowo realizują swoje obowiązki oraz czy dokumentacja odpowiada rzeczywistym praktykom.
Na tej podstawie można wskazać obszary wymagające poprawy oraz rekomendować rozwiązania, które zwiększą bezpieczeństwo i spójność działań.
Audyt obejmuje m.in.:
- analizę przepływu danych w organizacji,
- ocenę poprawności i kompletności dokumentacji,
- weryfikację stosowanych zabezpieczeń,
- ocenę zgodności umów powierzenia,
- sprawdzenie sposobu realizacji praw osób, których dane dotyczą,
- identyfikację obszarów ryzyka i rekomendacje działań.
Doradzamy również w sytuacjach nagłych, takich jak naruszenia bezpieczeństwa (incydenty), pomagając firmom przejść przez cały proces - od analizy po zgłoszenie do UODO.
RODO w e-commerce i branży internetowej
E-commerce jest pod szczególnym nadzorem UODO - dlatego to obszar, w którym profesjonalne wsparcie ma ogromne znaczenie.
Co jeszcze musisz wiedzieć w kontekście RODO?
RODO obowiązuje, gdy:
- firma ma siedzibę w UE,
- lub przetwarza dane osób z UE (np. oferując im usługi, monitorując ruch na stronie).
Obejmuje więc zarówno przedsiębiorstwa krajowe, jak i te spoza Unii, które kierują swoje działania do użytkowników UE.
Dane osobowe to wszelkie informacje pozwalające zidentyfikować osobę, m.in.:
- imię i nazwisko,
- adres,
- numer telefonu,
- e-mail,
- adres IP,
- identyfikator internetowy.
RODO wyróżnia też dane wrażliwe, jak: dane zdrowotne, poglądy polityczne, dane biometryczne, pochodzenie etniczne, seksualność.
Każdy użytkownik ma prawo m.in. do:
- dostępu do swoich danych,
- ich sprostowania,
- usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych,
- wniesienia sprzeciwu,
- informacji o profilowaniu,
- uzyskania kopii danych.
Firma ma obowiązek zapewnić łatwy sposób korzystania z tych praw.
Konsekwencje nieprzestrzegania RODO
Organy nadzorcze w UE mogą nakładać bardzo wysokie kary administracyjne. Wysokość zależy m.in. od skali naruszenia, czasu trwania i działań naprawczych.
Naruszenia RODO mogą prowadzić do obowiązku wdrożenia dodatkowych środków bezpieczeństwa, ograniczenia procesów przetwarzania, a w skrajnych przypadkach - czasowego zakazu przetwarzania danych.
Osoby, których dane naruszono, mogą żądać:
– odszkodowania,
– dostępu do informacji,
– usunięcia danych.
Coraz więcej spraw trafia do sądów, a firmy ponoszą realne koszty.
Nie czekaj – zadbaj o zgodność z RODO
Brak wdrożenia odpowiednich procedur to nie tylko ryzyko kar, lecz także poważne konsekwencje wizerunkowe i operacyjne
Inspektor ochrony danych
Wybierz pakiet
Podsumowanie wybranego pakietu
Inspektor ochrony danych
Pełnienie funkcji inspektora ochrony danych w firmach do 1 mln przychodu
699 zł / miesięczne
Kontakt
Wyślij zapytanie
Nasze inne usługi
ecommerce.legal – zespół prawników e-commerce, który dba o zgodność sklepów online w Polsce i za granicą.
Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie prawa e-commerce, dostosowane do potrzeb Twojego biznesu.
Od dokumentacji prawnej, przez audyty zgodności, aż po stałą opiekę prawną w modelu subskrypcyjnym.